KI revolutioniert das Rechnungswesen

Das Rechnungswesen steht oft für Ordnung, Präzision und sauber strukturierte Zahlen. Doch hinter Pivot-Tabellen und Bilanzen stehen vor allem Frauen und Männer, die komplexe Finanzflüsse steuern, ständig sich ändernden Vorschriften integrieren und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens sichern. Eine diskrete, aber zentrale Rolle, die massgeblich zur Zukunftssicherung beiträgt.

In diesem anspruchsvollen Bereich hielt die künstliche Intelligenz (KI) eher pragmatisch Einzug – ohne sichtbare Revolution, dafür mit spürbaren Effekten. KI integriert sich in Buchhaltungstools, automatisiert wiederkehrende Aufgaben, reduziert Fehler und schafft Freiräume für Aufgaben, die echte Expertise erfordern.

Vorteile und Grenzen

Die KI wirkt wie ein stiller Motor. Sie hilft beim Sortieren, Erkennen, Berechnen und warnt Buchhaltungsfachkräfte vor verschiedenen finanziellen Risiken. Als echter Co-Pilot optimiert sie die Zeit, übernimmt lineare, repetitive Aufgaben und ermöglicht es den Fachkräften, sich stärker auf Analyse und strategische Planung zu konzentrieren.

Die KI unterstützt bei:

Automatischem Klassifizieren von Buchhaltungsbelegen.
Prüfen von Abweichungen bei Bankabstimmungen.
Erzeugen von Buchungssätzen aus Rohdaten.
Extrahieren von Schlüsselsummen aus gescannten Dokumenten oder sonstigen Dateien.
Vorhersagen von Zahlungsverzögerungen oder Erkennen von Unstimmigkeiten.

Dennoch kann KI aktuell nicht:

Die Rechtmässigkeit eines Vorgangs beurteilen.
Steuerliche Entscheidungen im Kontext des Unternehmens interpretieren.
Ausnahmen und strategische Entscheidungen berücksichtigen.
Die Feinheiten buchhalterischer Vorschriften verstehen.

Zudem sind bestimmte Daten wie Bankkonten, Gehaltsabrechnungen, steuerliche oder persönliche Informationen besonders sensibel – deren Sicherheit ist nicht verhandelbar. Diese Daten in KI-Systemen, oft Open Source, zu verarbeiten, widerspricht unter anderem den Datenschutzgesetzen.

Berufsprofile im Wandel

Wie in anderen Bereichen verändert KI auch das Rechnungswesen. Traditionelle Berufsbilder wandeln sich schrittweise, neue Positionen entstehen und Rollen entwickeln sich weiter.

Transformierte klassische Rollen:

Der/die Buchhalter/in wird zum/zur Aufsichtsperson für buchhalterische Algorithmen, die automatisierte Verarbeitungssysteme steuert und überwacht.
Der/die Finanzdaten-Analyst/in ersetzt den/die klassische/n Controller/in und nutzt durch KI aufbereitete Daten für eine präzisere finanzielle Steuerung.
Der/die Prüfer/in von KI-Systemen übernimmt die Aufgaben des/der Finanzprüfer/in und kontrolliert nun die Zuverlässigkeit und Konformität automatisierter Systeme.

Neu entstandene Positionen:

Der/die Spezialist/in für algorithmische Compliance (AI Compliance Officer) sichert die regulatorische und ethische Konformität buchhalterischer Algorithmen.
Der/die Spezialist/in für finanzielle Cybersicherheit schützt automatisierte Buchhaltungssysteme vor Cyberrisiken.
Der/die Berater/in für digitale Transformation des Rechnungswesens begleitet Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltungsabteilung.

Diese Veränderungen präzisieren die Aufgaben im Rechnungswesen und entwickeln die Fachkräfte von Ausführenden hin zu entscheidungsunterstützenden Assistenten.

Die Praxisfirma: ein konkretes Experimentierfeld

Praxisfirmen bieten einen idealen Rahmen, um diese neuen Methoden zu erproben: Import von Kontoauszügen, automatisierte Buchungssätze, halbautomatische Abstimmungen usw.

Auszubildende und Praktikant/innen lernen dort den Umgang mit modernen Tools, ohne die Grundlagen des Rechnungswesens – Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit, Verantwortungsbewusstsein – zu vernachlässigen. Ebenso können sie eine professionelle Haltung entwickeln: zu wissen, wann man der Automatisierung vertrauen kann – und wann man selbst eingreifen muss.

Schulen Sie Aufmerksamkeit ebenso wie Technik

Für Sie als Coaches und Ausbilder/innen in Praxisfirmen:

Sensibilisieren Sie Auszubildende und Teilnehmende für die zunehmende Rolle der KI im Rechnungswesen. Zeigen Sie konkrete Anwendungsfälle und erläutern Sie, wie Tools wie ChatGPT, Odoo AI, Kofax oder Sage Copilot ERP-Systeme (wie Abacus, SAP, Sage) optimieren können.
Erlauben und ermutigen Sie die Lernenden ausdrücklich, KI bei der Erledigung ihrer Aufgaben einzusetzen.
Integrieren Sie KI in praktische Übungen: Lassen Sie die Auszubildenden mit KI-Tools Daten aus Rechnungen extrahieren, Buchungen klassifizieren und gliedern, Konten abstimmen, Anomalien erkennen und Finanzberichte erstellen.
Fördern Sie die Nutzung von Canva AI zur Erstellung verschiedenster Statistikauswertungen und Bilanzpräsentationen.
Schätzen Sie Eigenständigkeit und Experimentierfreude. Ermutigen Sie die Lernenden und Teilnehmenden, verschiedene Freemium-Tools selbst zu testen.
Weisen Sie auf die Überprüfung der Ergebnisse und die Vertraulichkeit sensibler Daten hin.
Und vor allem: Machen Sie den sinnvollen KI-Einsatz zu einem Bewertungskriterium der erworbenen Kompetenzen!