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Wie werden Instrumente 4.0 in den PF umgesetzt?

Digitalisierung in der Arbeitswelt: Wie gehen die kaufmännischen Praxisfirmen damit um? Interview mit Herrn Leone Ackermann, Geschäftsleiter und Coach bei der PF projectmythentrade in Goldau.

Die Coachs der PF müssen sich nun mit der Digitalisierung in der Arbeitswelt auseinandersetzen – wie wurden Sie darauf aufmerksam und wie haben Sie sich in die neuen verfügbaren Digitalinstrumenten eingearbeitet ? Womit begann die Digitalumstellung in Ihrer PF?

Die Vision vom papierlosen Büro besteht seit vielen Jahren. Lange wurde von einer utopischen Vision gesprochen. Nun stellen wir fest, dass die jetzige Generation bereits viel natürlicher mit dieser Entwicklung mitgeht. Auch der Umweltschutzgedanke (Papierverbrauch) spielt bei jüngeren Teilnehmenden eine Rolle. So nähern wir uns Schritt für Schritt dem (fast) papierlosen und digitalisierten Büro.

Welche Digitalinstrumente nutzen die Teilnehmenden tagtäglich?

Das Wochenprogramm, das Handbuch, die Dokumente des Qualitätshandbuches sind alle digital abgelegt und werden mit Zugriffsrechten geregelt. Wichtig ist dabei, dass die Dokumente nicht ausgedruckt werden können. Im Einkauf erfolgen alle Bestellungen per E-Mail. Im Verkauf werden alle Dokumente ins Ausland (Rechnungen, Lieferscheine) online verschickt. Die Daten der Personaladministration, des Rechnungswesens und des Marketings werden größtenteils digital erfasst und verwaltet. Damit reduzieren wir den Papierbedarf auf ein Minimum und erfüllen trotzdem alle Anforderungen der praktischen Büroarbeit unter Einhaltung aller kaufmännischen Grundsätze. Gegenwärtig erarbeitet unsere Marketing-Abteilung ein Newsletter-Konzept. Sowohl unsere Praxisfirmen-Kunden wie auch unsere Auftraggeber (RAV, IV-Stelle und Sozialämter) sollen in Zukunft regelmäßig wichtige Informationen und News online erhalten.

Sie arbeiten im Netzwerk der kaufmännischen Praxisfirmen – werden auch die neuen verfügbaren Technologieinstrumente von anderen PF in ihrem täglichen Arbeitsgeschehen umgesetzt?

Viele Arbeiten im Netzwerk werden bereits online ausgeführt. Aus unserer Sicht sollte der Webshop im Praxisfirmennetz noch mehr Beachtung finden. Projektarbeiten (wie sie von Helvartis) initiiert werden (mit Tools wie Trello, Slack etc.) begrüßen wir sehr. Gerne arbeiten wir in diesen Projekten mit. Auch der Umgang mit den sozialen Netzwerken (wie Twitter, Instagram, Flickr etc.) wird in der Arbeitswelt immer wichtiger und sollte in den Praxisfirmen vermehrt geschult und trainiert werden.

Gehen sämtliche Altersgruppen ähnlich mit Digitalinstrumenten um? Haben Teilnehmende gewisse Hemmnisse oder sind sie zurückhaltend im Umgang mit diesen neuen Technologien?

Den Jüngeren, die mit den neuen Technologien „aufwachsen“, fällt es bestimmt leichter. Andererseits stellen wir auch fest, dass die Lernbereitschaft bei den meisten hoch ist und die Vorteile rasch erkannt werden.

Wie erleben die Teilnehmenden diese Digitalumstellung in den kaufmännischen Berufen ? Betrachten sie diese als Chance oder eher als Gefahr?

Hier ist es ähnlich. Die Jüngeren gehen „lockerer“ damit um. Ihr Leben ist bereits stark „digitalisiert“ und sie sind deshalb offener für Veränderungen in der Berufswelt. Neues wird auch als Chance erkannt. Teilnehmende die schon länger in kaufmännischen Berufen arbeiten, schätzen bewährte Prozesse und finden nicht alles was neu ist per se auch besser. Einige denken auch, dass sich in den nächsten 10 – 20 Jahren für sie persönlich nicht viel verändern wird.

Welche Maßnahmen werden künftig bei der Schulung von Digitaltechnologien für Ihre Teilnehmenden umgesetzt?

Alle bereits genannten. Der Schritt zum (fast) papierlosen Büro ist dabei wegweisend. Projektmanagement-Tools und Kenntnisse im Bewirtschaften des Webshops werden bereits angewendet und geschult. Gegenwärtig bauen wir ein Online-Marketing-Team für Newsletter und Social-Media auf. Wir nehmen aktiv am Projekt der Helvartis (Community-Manager / Content Manager) teil mit dem Ziel die kaufmännischen Aufgaben weiter zu entwickeln.

Interview durchgeführt von
Silvia Bärle & Vânia Gonçalves